Asistencia Virtual es un concepto ya establecido entre quienes nos dedicamos al emprendimiento online, pero un nuevo perfil profesional algo desconocido en la vida real.

Se trata de una figura necesaria que, por ejercer su actividad entre bambalinas, a veces no es demasiado conocida. Pero ¿en qué consiste exactamente su trabajo? ¿qué áreas cubre la asistencia virtual?.

Estas y otras preguntas se las hacen hoy muchas personas cuando se adentran en el mundo online. Sobre todo en aquellos casos en los que sus negocios proceden de lo offline y se han visto obligados a adaptarse a los nuevos tiempos.

Actualmente hay una oleada de nuevas profesiones y es normal que resulte confuso distinguir donde empiezan y dónde acaban las funciones de una y otra.

Además, la mayoría de las veces la nomenclatura de estos nuevos perfiles es en inglés, lo que tampoco ayuda a que el ajeno a este mundo conozca bien los detalles y la definición de estas figuras: social media manager, community manager, event planner, project manager, trafficker, virtual assistant…

Solo esta última profesión ha establecido su nombre en castellano imponiéndose al inglés (y me encanta que sea así): asistente virtual.

¿Por qué la asistencia virtual se ha establecido hoy como una profesión imprescindible en el entorno online?

Porque los negocios crecen. Y llega un momento en el que hay que delegar parte de las tareas que cuando iniciamos nuestra actividad asumíamos nosotras mismas.

Una asistente virtual puede ser tu mano derecha. Y por tu bien, ha de ser una persona con alta capacidad de organización. Personas capaces de llevar adelante su profesión y tu actividad. Clic para tuitear

En los últimos años se han decantado por esta profesión muchas personas, pero no todas siguen adelante por las exigencias de la misma. Por eso quiero presentarte a cuatro asistentes virtuales que ejercen la profesión desde la experiencia adquirida en sus anteriores trabajos por cuenta ajena, y que basándose en su eficacia, decidieron un día dar el paso al auto empleo y al emprendimiento online.

He tenido la oportunidad de tener contacto con ellas gracias a mi actividad como Community Manager (dedicación afín a la asistencia virtual) e intentamos estar en contacto para enriquecer con nuestras propias vivencias los diferentes aspectos de nuestro trabajo.

Porque la gestión eficaz de redes sociales es también parte de su trabajo. Al igual que el mío va más allá de la creación de estrategias de visibilidad.

Entre nosotras ha surgido una relación entre compañeras. Existe un enriquecedor intercambio de experiencias y poco a poco se van creando sinergias.

¿Quieres conocerlas? Un poco más abajo te las presento 😉

Pero antes déjame que te haga un breve resumen de las aptitudes que ha de tener una persona para ser asistente virtual profesional.

Características de una asistente virtual profesional

La clave para acertar en la elección de tu asistente virtual es basarte en su experiencia. Hay una gran diferencia entre una persona que ha desempeñado un trabajo en una empresa y la que no. Y sé que mis palabras no van a gustar a muchas personas… Pero al igual que en política lo deseable es que una persona tenga trayectoria profesional previa (y no se haya dedicado solo a la política), en la asistencia virtual profesional, lo ideal es que sea así.

Es mi punto de vista. Por supuesto no es la verdad absoluta, pero creo que no me equivoco si te digo que para delegar la gestión de tu negocio (tu tesoro) no es recomendable hacerlo en manos inexpertas.

Porque si no has trabajado antes para una empresa, no sabes todos los pros y contras de trabajar en equipo. Es probable que no conozcas lo que es un cuadro de mando o simplemente no sabes cómo documentar procesos. Y eso no se aprende solamente haciendo un curso. Es trabajo de campo puro y duro.

Sin más paso a enumerar cinco características que para mi debe tener una asistente virtual:

  1. Ha de ser una persona resolutiva. No amedrentarse ante un pico de trabajo o un reto, ya sea la búsqueda de un presupuesto o contactar con un influencer para hacer una campaña…
  2. Ha de ser una persona empática. Saber trabajar en equipo es fundamental si te dedicas a la asistencia virtual. Porque debes tratar no solo con su/s clientes, sino también con tus proveedores, asesores y colegas. Es tu voz en tu ausencia.
  3. Ha de ser una persona comprometida. La asistencia virtual no es un trabajo puntual. Puede serlo en el caso de organización de eventos aislados… pero cuando decides delegar parte de tu trabajo no es una decisión que debas tomar a la ligera. Por eso no te sorprendas si una asistente virtual profesional te solicita firmar un contrato de prestación de servicios. Míra esto con buenos ojos, porque ella no te va a dejar en la estacada, pero tú a ella tampoco, al menos durante el tiempo que estipuleis trabajar juntas.
  4. Ha de ser una persona productiva. Saber solapar tareas y exprimir el tiempo al máximo son características muy arraigadas en la asistencia virtual profesional. Reciclarse de forma continua es además una necesidad para estar al día del funcionamiento de diversas plataformas.
  5. Una asistente virtual ha de tener formación previa. Por la sencilla razón de que no puede cometer una falta de ortografía y porque va a tener que tratar en tu nombre con personas de varios ámbitos. Piensa que ha de llegar a donde a ti no te da tiempo. Por tanto, la imagen ha de ser impecable, por eso la buena redacción ha de ser una de sus virtudes.

Cuatro Asistentes Virtuales Profesionales nos cuentan su experiencia

Una vez hecha la introducción, creo que lo mejor para conocer en qué consiste una profesión es que te lo cuenten personas reales que llevan tiempo ejerciéndola.

Son mujeres a las que admiro por su versatilidad.

Su experiencia habla por ellas. Son estupendas profesionales que trabajan para personas relevantes en el entorno online en una discreta sombra, pero que por la generosidad de compartir su experiencia o la de sus propios clientes, que manifiestan públicamente su valía, se van abriendo al mundo dando a conocer su propia marca personal.

He decidido hacerle las mismas cinco preguntas a todas para que nos den su visión sobre esta profesión en auge en la que ellas tienen ya una sólida trayectoria profesional. ¡Allá vamos!

Inma Sánchez de “Atareadas”

inma-sanchez-asistente-virtual-profesionalJPEG¿Por qué decidiste ser Asistente Virtual Profesional, Inma?  La Asistencia es mi profesión de toda la vida, he trabajado como secretaria de dirección por más de 10 años en una multinacional en Madrid asistiendo a directivos y equipos.

Fascinada por los cambios tecnológicos, viendo que el futuro de mi profesión estaba en internet y que muchas de las cosas que hacía en una oficina las podía hacer desde cualquier otro lugar, sin necesidad de estar físicamente en el mismo espacio, decidí empezar a ejercer mi profesión de manera online.

Por eso utilizo el apellido “profesional” junto a Asistencia Virtual, porque siempre he ofrecido asistencia o soporte administrativo de manera profesional.

¿Qué delegan tus clientes en ti en mayor medida? Mis clientes delegan principalmente tareas administrativas relacionadas con sus negocios online: maquetación de posts o newsletters, gestión de redes sociales, atención al cliente mediante sus buzones de correo electrónico, temas de facturación, búsqueda de información en internet para elaborar artículos, etc. Otros me solicitan más temas relacionados con la organización y la documentación de procesos de sus negocios.

¿Con qué aspecto de tu trabajo te sientes más satisfecha? Me gusta mucho el trabajo que hago y mis clientes están muy contentos con mis servicios. La parte que más me gusta es la del trato con mis clientes. Se crea una relación de igual a igual, ya no es de subordinado-jefe como ocurre en las empresas tradicionales, sino que es más equitativa y eso me hace sentir muy a gusto trabajando.

Además en muchas ocasiones se genera un win-win, donde las dos partes ganamos, y cuando ocurre esto es pura magia.

De tu trabajo, ¿qué es lo que más valoran tus clientes? Por lo que he observado, lo que mis clientes más valoran es la calidad del trabajo que realizo y  la disponibilidad que tengo hacia ellos o sus clientes. Saben que estoy disponible cuando me necesitan y eso es un plus que les hace estar tranquilos, sabiendo que la trastienda de su negocio está bajo control aunque ellos no estén pendientes. Afortunadamente, cuento entre mis clientes con personas muy agradecidas que saben apreciar el valor que les doy, aunque sean pequeños tips en el día a día que hacen que su negocio mejore.

¿Desarrollas tu trabajo de forma 100% online? Sí, todo es online y he comprobado que se trabaja perfectamente así, aún estando cada uno en un lugar distinto de España o del mundo. En esto es muy importante la confianza y la comunicación. Al no estar físicamente juntos hay que tener siempre disponibles vías de comunicación ágiles para estar en contacto permanente, y afortunadamente hoy en día la tecnología nos lo da. El teletrabajo tiene muchas cosas buenas y creo que aún muchos están por descubrirlas. Los que ya lo tenemos, lo disfrutamos cada día.

Además de sus servicios a clientes, Inma ha creado la 1ª guía de trabajo para Asistentes Virtuales con la que ayuda a nuevas asistentes a iniciar paso a paso su negocio y a poner foco en los principales aspectos como su propuesta de valor, determinar sus servicios, fijar sus tarifas, conseguir clientes, etc. Como complemento a esta guía, también ofrece Consultorías para Asistentes Virtuales para ayudarlas a resolver sus dudas en relación a la profesión.

Carmen Burillo, de Online Business Manager | Asistente Virtual

carmen-burillo-asistente-virtual-profesional¿Por qué decidiste ser asistente virtual profesional? Después de 30 años trabajando como Executive y Personal Assistant en empresas nacionales con presencia internacional, siempre junto a la alta dirección con grandes responsabilidades, llegó el momento de emprender haciendo lo que más gustaba: ayudar y acompañar a otros profesionales en el crecimiento de su empresa.

Estaba convencida de que la Asistencia Virtual era una profesión necesaria, de la que me considero pionera.

En 2015 era muy difícil encontrar asistentes virtuales en España, así que tuve que realizar un gran trabajo de divulgación de la asistencia virtual como profesión necesaria para el crecimiento de emprendedores y pequeñas empresas.

Me formé en las nuevas formas de trabajo virtuales, que son totalmente diferentes a las formas de trabajo tradicionales. La formación continúa es una pasión que me acompaña desde mi juventud.

¿Qué delegan tus clientes en ti en mayor medida? Tengo un par de clientes desde mis inicios que ya me conocían de mi época de la empresa tradicional y no dudaron en contratarme como “mano derecha virtual”. Este servicio solo lo ofrezco de forma muy exclusiva, ya que requiere una gran dedicación por mi parte. En general, los clientes demandan un poco de todo, según sus necesidades, por ejemplo:

  • Dinamización de grupos de Facebook, herramienta muy necesaria para crear comunidad.
  • Trabajos de back office.
  • Gestión de redes sociales y comunidades virtuales siempre asociadas a otras tareas.
  • Atención al cliente.
  • Estrategias globales de organización.

¿Con qué aspecto de tu trabajo te sientes más satisfecha? Me siento identificada principalmente con la organización global de la empresa, por ese motivo estoy tomando el camino como Online Business Manager o Gestora Digital de Negocios. Me apasiona la visión global y realmente es mi punto fuerte, ya que es una habilidad que he desarrollado durante años: La organización interna, los procesos de trabajos, la delegación de forma efectiva, la gestión de equipos…

De tu trabajo ¿Qué es lo que valoran más tus clientes? En realidad todo, aunque principalmente el diseño de estrategias es muy valorado, ya que implica gestión, productividad, visibilidad, herramientas, etc. Y no todas las profesionales virtuales lo ofrecen, pues la mayoría se centran más en la ejecución de tareas concretas.

¿Desarrollas tu trabajo de forma 100% online? De forma online excepto la gestión de eventos presenciales de Presentación de productos, productividad y de impulso de marca personal. Este es otro de mis servicios más exclusivos.

Dolo Santonja de “Tu ayuda online”

dolores-santonja-asistente-virtual-profesional¿Por qué decidiste ser asistente virtual profesional? Al tener a mi hija me pedí un año de excedencia, y cuando iba a incorporarme, decidí después de estar trabajando más de 15 años, dejar mi puesto de trabajo  para cuidar a mi madre que estaba enferma de cáncer. Fue cuando ya empecé a replantearme la idea de trabajar desde casa haciendo exactamente lo mismo que había hecho durante tantos años. El hecho de tener experiencia ha sido una gran ventaja para conectar con los clientes.

¿Qué delegan tus clientes en tí en mayor medida? Lo primero que empiezan a delegar es la gestión de correo, es decir, la atención al cliente (gestión de pedidos y entrega de servicios), seguido de la facturación y control de pagos. Si que es verdad, que me  piden a veces muchas más tareas tales como: elaboración de presupuestos, publicación de posts, búsqueda de proveedores y negociación de precios, control de agenda, organización de eventos, publicaciones en redes sociales…

¿Dolo, con qué aspecto de tu trabajo te sientes más satisfecha? Pues con todo el avance tecnológico, siempre me encuentro en modo “on” para seguir aprendiendo, y me adapto fácilmente a los cambios, cosa que me hace crecer profesional y personalmente con mi servicio de ayuda online.

Cada cliente es un desafío nuevo al que enfrentarte, cosa que te hace estar siempre alerta.

El hecho de trabajar online hace que se cree una conexión especial con el cliente, sabiendo que delegar es complicado y es un proceso que requiere de cierto tiempo de adaptación por parte de los dos.

Completar las tareas y saber que has hecho bien el trabajo, te produce una gran satisfacción. Y lo que más me satisface de poder trabajar así es que, me organizo la jornada laboral de tal forma que puedo compaginarla con la vida familiar.

De tu trabajo ¿Qué es lo que valoran más tus clientes? Pues mis clientes me comentan que, lo que más valoran es la gestión, la productividad y la capacidad de resolver problemas, porque ahí se demuestra la experiencia de un profesional pero, sobre todo, el trato humano para ellos es crucial, ya que les permite conectar conmigo y tener confianza en mí.

¿Desarrollas tu trabajo de forma 100% online? Si, aunque en ocasiones tengo que desplazarme para asistir a alguna reunión de equipo.

Marián Picazo, Asistente Virtual Profesional

marian-picazo-asistente-virtual-profesionalJPEG¿Por qué decidiste ser asistente virtual profesional, Marián? Porque una persona (a la que quiero mucho y me sigue ayudando), me dijo que podía hacer mi trabajo, el mismo trabajo, de forma online sin tener que desplazarme cada día a una oficina física y emplear tres horas de mi tiempo en desplazamientos. Y dije, “si, eso es lo que quiero”. Y aquí estoy desde hace casi tres años.

¿Qué delegan tus clientes en ti en mayor medida? Principalmente gestión de cuentas de correo, y atención al cliente (contestar presupuestos, atender a alumnos de cursos online, etc.) y gestión con la facturación.

¿Con qué aspecto de tu trabajo te sientes más satisfecha? Con ayudar al cliente de verdad, cuando me dicen que soy como “su ángel de la guarda”, una se siente satisfecha con su trabajo.

Cuando veo que siguen delegando más tareas poco a poco, es porque se percibe que están cómodos trabajando contigo.

De tu trabajo ¿Qué es lo que valoran más tus clientes? Debería preguntarles a ellos, 😉

En mi opinión, creo que la atención y la gestión. Les intento mimar mucho, y en esto me refiero a dar siempre más de lo que esperan.

¿Desarrollas tu trabajo de forma 100% online?

Prácticamente sí casi todo online, aunque si lo requieren algunos clientes, hacemos reuniones presenciales o asisto a eventos.

Marián tiene en estos momentos su web en construcción pero puedes contactar con ella a través de redes sociales, como Facebook. 


Espero que este artículo os ayude a conocer la profesión de Asistente Virtual Profesional un poquito mejor. Y si tienes alguna duda o quieres hacerle alguna pregunta a ellas, déjamela en Comentarios y te contestaremos en cuanto podamos.

Si has llegado hasta aquí ¡gracias!

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